Power BI a finanční i nefinanční plánování
V posledních letech se Power BI etablovalo jako špičkový nástroj pro analýzu dat a tvorbu reportů a stal se v této oblasti v zásadě standardem. Jedno z jeho nejběžnějších využití je vývoj reportů a analýz, ve kterých mohou uživatelé analyzovat firemní ukazatele ve srovnání s plány. Vytvářejí se tak finanční a controllingové reporty kombinující finanční plánování s daty z účetních systémů, reporty plnění obchodního plánu v kombinaci s daty ze CRM, dashboardy plnění plánů klíčových ukazatelů výkonnosti, marketingových plánů a čehokoliv, na co má smysl nastavovat cíle.

Praktické ukázky nástrojů rozšiřujících standardní funkcionality Power BI můžete vidět na našem webináři.
Více informací a registrace na webinář
Aby bylo možné automatizovaně reportovat plnění výše zmíněných plánů, musí být plánované hodnoty k dispozici ve formě, ve které se dají kombinovat s aktuálními daty z provozních systémů (případně data laku nebo datového skladu). Většina i opravdu velkých firem však plány spravuje v Excelu, který je z pohledu integrace velmi problematický a nespolehlivý, protože v něm stačí udělat drobnou změnu struktury, jako je přidání nového sloupce a jeho automatické načítání selže.
Pokud na tvorbě plánu spolupracuje více uživatelů (často to bývají desítky až stovky lidí), objevuje se další problém spočívající v nutnosti konsolidace desítek až stovek souborů. V těch si uživatelé také mohou kreativně upravit jejich strukturu, což následně při konsolidaci vyžaduje spoustu manuální práce. Protože je celý cyklus plánování iterativní, musí se často několikrát opakovat a stává se tak obzvláště pro controllery noční můrou.
Plánování v Power BI pomocí Acterys
Samotné Power BI je určené primárně k tomu, aby data četlo a vizualizovalo, ne k tomu, aby pomocí něj uživatelé data zapisovali, což je základ plánování. V kombinaci s vybranými externími rozšířeními a vizuály lze ale zpětný zápis dat zajistit a vytvořit tak z Power BI nejen reportovací, ale také plánovací nástroj. Jednou ze společností, která takové rozšíření nabízí, je Acterys.
Acterys nabízí dvě základní komponenty – Modeller pro návrh struktury plánů a custom vizuály do Power BI, pomocí kterých mohou uživatelé přímo z reportů vkládat data. Pro vkládání dat je nejzajímavější vizuál Acterys Matrix, který umožňuje zápis formou kontingenční tabulky. V řádcích většinou bývají kategorie, podle kterých plánujeme (nákladová střediska, zakázky, výnosové účty…) a ve sloupcích měsíce, aby bylo možné plány snadno a rychle rozvrhnout v čase. Zápis je možný na úrovni jednotlivých buněk, ale i agregovaných hodnot s tím, že Acterys zajišťuje jejich automatický rozpad do detailu.
Data jsou z vizuálu ukládána přímo do databáze, která následně slouží jako zdroj pro reporty, ve kterých se kombinují s aktuálními hodnotami a poskytují tak uživatelům přehled o plnění plánu.
Komentáře k plánu
Kromě vkládání samotných hodnot Acterys umožňuje komentovat jednotlivé buňky a přidávat tak vysvětlující kontext. Komentáře jsou opět ukládány do databáze, takže se dají zobrazit nejen jako popisy buněk (podobně jako v Microsoft Excel), ale dají se také zobrazit ve zvláštní tabulce, filtrovat a analyzovat.
Provázání plánů
V Acterysu můžeme vytvořit libovolné množství plánů (a verzí plánů) a vzájemně je provazovat. Můžeme například oddělit plán mzdových nákladů a ostatních nákladů a následně je automaticky konsolidovat do plánu celkových nákladů, vytvořit obchodní plán, cenový plán a plán kurzů a z nich automatizovaně kombinovat plán výnosů. A ze všeho nakonec vygenerujeme plánovanou výsledovku a sledujeme její plnění.
Zabezpečení
Základní vlastností Acterysu je schopnost spravovat plány pro mnoho uživatelů najednou. To je zvláště užitečné ve firmách, kde různí zaměstnanci plánují své úkoly či rozpočty podle konkrétních nákladových středisek. Pomocí nástrojů pro správu zabezpečení a workflow je možné nastavit, aby každý uživatel viděl plány pouze za své středisko, oddělení, produkt, nebo cokoliv jiného, co má na starosti. To znamená, že každý uživatel může pracovat na své části plánu, aniž by zasahoval do práce ostatních. Data jsou přitom stále uložena v jedné databázi a tabulce, takže je není třeba složitě konsolidovat.
Závěrem
Acterys je nástrojem, který rozšiřuje funkcionalitu Power BI o zpětný zápis hodnot do databáze. Firmám umožňuje jednoduše a efektivně vytvářet a spravovat plány přímo v reportovacím prostředí, které už dobře znají a rovnou je kombinovat s aktuálními čísly. Dá se využít v jakémkoliv odvětví pro tvorbu jakýchkoliv plánů – finančních, kapacitních, docházkových, pro stanovování cílů klíčových ukazatelů výkonnosti. Ale také pro základní master data management, nebo obohacování dat ze zdrojových systémů.
Pokud vás Acterys zaujal, chtěli byste o něm zjistit více a případně si jej sami vyzkoušet na vašich datech, neváhejte se nám ozvat, rádi vám pomůžeme.
Jakub Holubec – Leading dolphin, CEO
jakub.holubec@dolphinconsulting.cz
Tento článek nevygenerovala generativní AI, ale napsal jej člověk na základě svých znalostí a zkušeností z praxe.