Plánování přímo v prostředí Power BI pomocí nástroje accoTOOL
V sérii článků, které vám budeme postupně přinášet, se zaměřujeme na praktické tipy pro plánování přímo v Power BI s využitím řešení accoTOOL.
accoTOOL je tvořen třemi hlavními komponentami (vizuály v Power BI):
- accoPLANNING – plánování a editace hodnot s writebackem
- AccoMASTERDATA – správa číselníků (plánovacích struktur a dimenzí)
- AccoCOMMENT – pokročilá práce s komentáři
V tomto prvním článku se zaměříme na obecné přínosy řešení accoTOOL a na to, proč dává smysl plánovat přímo v prostředí Power BI.
Proč plánovat přímo v Power BI
V reportingu dnes typicky pracujeme s propojenými daty z různých primárních systémů — například ERP (SAP, Helios, Dynamics), CRM (Salesforce), účetnictví, HR systémů, výrobních aplikací nebo specializovaných provozních databází.
Jedním z nejčastějších úkolů reportingu je porovnávání skutečnosti s plánem:
skutečné náklady vs. rozpočet, reálné tržby vs. forecast, kapacity vs. plán vytížení.
Zatímco data popisující „co se skutečně dělo“ do reportingu přicházejí automaticky z primárních systémů, plán je často vytvářen a upravován mimo něj — typicky v Excelu nebo jiném samostatném nástroji. To přináší potřebu exportů, konsolidace a opakovaného nahrávání dat zpět do centrální databáze.
Právě zde přichází na řadu accoTOOL. Díky komponentě accoPLANNING umožňuje plán vytvářet a upravovat přímo v prostředí Power BI – a kromě samotné možnosti „měnit čísla“ přináší výhody, které oceníte, pokud se na tvorbě plánu podílí širší tým:
- Pokročilé možnosti alokace změn včetně napojení na jiná data (např. loňský rok)
- Možnost k plánům zobrazovat další data (např. stejné období loňského roku)
- Zabezpečení (každá organizační jednotka vidí jen svá data)
- Audit veškerých změn (kdy, kdo, co a jak změnil)
- Komentáře (včetně auditního záznamu a pevného propojení s daty)
- Jednoduché verzování plánů, kombinace plánu a reality (11+1, 10+2…)
- Řízení workflow plánovacího procesu (zamykání, indikace stavu po odděleních)
Jak to funguje v praxi
Když ve svém plánu změníte hodnotu a případně k ní doplníte komentář, odehraje se na pozadí několik důležitých kroků:
- Kontrola oprávnění
Skutečnost, že jste danou buňku viděli a mohli ji upravit, znamená, že systém ověřil vaši identitu i přístupová práva. Uživatelé z jiných oddělení nebo s jinou rolí by k této části plánu přístup mít nemuseli. - Okamžitý zápis do databáze
Změna je ihned uložena do databáze spolu s informací o tom, kdo ji provedl a kdy k ní došlo. Nejde o lokální úpravu v reportu, ale o skutečný writeback do datového úložiště. - Okamžitá dostupnost v dalších sestavách
Všechny reporty, které porovnávají plán se skutečností nebo s jinou verzí plánu, mohou změnu okamžitě reflektovat. Není nutné čekat na přenos dat z Excelu přes několik mezikroků zpět do Power BI. - Propojení komentáře s daty
Pokud jste ke změně připojili komentář, může být tento komentář zobrazen v jakémkoli reportu, kde se daný plán používá. Komentář je pevně svázán s konkrétní kombinací dimenzí (např. účet, měsíc, verze plánu) a není závislý na konkrétním pohledu reportu.
Výsledkem je řízený a plně auditovatelný proces úpravy plánu, který probíhá přímo nad firemní databází a je okamžitě promítnut do všech navazujících sestav.
Další témata v sérii
accoTOOL nabízí široké spektrum funkcí, které si zaslouží detailnější prostor. V navazujících dílech se proto zaměříme na praktickou práci s komponentou accoPLANNING – konkrétně na úpravy hodnot v plánu a jejich komentování – a postupně i na další části řešení.
Autor: Tomáš Kasl
